Assistente administrativo - Clínica

* Gestão da agenda da médica e da equipe de enfermagem.

* Confirmação de todas as consultas e procedimentos com 7 dias de antecedência.

* Envio de lembretes e reconfirmação 24 horas antes de consultas e procedimentos.

* Organização diária da agenda e prevenção de faltas e cancelamentos.

* Controle completo dos exames laboratoriais e de imagem solicitados pela médica.

* Alimentação e atualização diária da planilha de controle de exames.

* Registro da data da solicitação, previsão de entrega, status e laboratório responsável.

* Acompanhamento diário dos portais dos laboratórios para verificar a liberação dos resultados.

* Download dos exames liberados, organização e inclusão dos resultados no sistema da clínica.

* Separação e organização dos exames para disponibilização na mesa da médica antes das consultas.

* Envio das anamneses (questionários pré-consulta) aos pacientes.

* Acompanhamento dos pacientes até a conclusão do preenchimento das anamneses.

* Envio das orientações pré-consulta e pré-procedimento (jejum, medicamentos, preparo e demais recomendações).

* Envio dos links para realização dos check-ups e avaliações da Technogym Checkup.

* Confirmação de que todas as orientações foram recebidas e cumpridas pelos pacientes.

* Realização de follow-up ativo junto aos pacientes sempre que houver pendências.

* Organização da documentação necessária para cada atendimento.

* Separação das fichas dos pacientes para as consultas.

* Controle e organização da ficha de recados da médica.

* Registro, acompanhamento e priorização de mensagens e demandas urgentes destinadas à médica.

* Manutenção da planilha de acompanhamento de pacientes, registrando retornos, pendências, exames, mensagens e solicitações.

* Garantir que nenhum paciente permaneça sem acompanhamento ou retorno.

* Emissão de Notas Fiscais de Serviço pelo Portal Nacional de Emissão de Nota Fiscal Eletrônica.

* Conferência dos dados fiscais antes da emissão das notas.

* Atualização diária dos sistemas internos e planilhas administrativas.

* Organização de documentos físicos e digitais.

* Apoio administrativo à equipe médica e de enfermagem.

* Cumprimento rigoroso dos checklists operacionais diários, semanais e mensais.

* Identificação e resolução de pendências administrativas antes que impactem o atendimento ao paciente.

Perfil desejado

* Excelente organização e atenção aos detalhes.

* Perfil analítico e disciplinado.

* Alto senso de responsabilidade e urgência.

* Boa comunicação verbal e escrita.

* Facilidade com tecnologia e sistemas.

* Domínio de Excel e planilhas.

* Capacidade de gerenciar múltiplas demandas simultaneamente.

* Proatividade e autonomia.

* Discrição e sigilo no tratamento das informações dos pacientes.

* Comprometimento com qualidade, precisão e cumprimento de prazos.